Como usar a planilha
Comece pela aba Contratos recorrentes: uma linha por cliente, com valor mensal, dia de vencimento, início e fim. Depois registre em Lançamentos o que não é recorrente, como projetos avulsos, impostos e despesas, indicando se é entrada ou saída e se já foi realizado.
Na aba Fluxo mensal informe o saldo inicial e o mês de partida. A planilha soma contratos e lançamentos e mostra 12 meses com previsto e realizado por categoria, mais o saldo acumulado. A aba Resumo traz o saldo projetado, o menor saldo e a inadimplência.
Por que uma planilha própria para prestadoras de serviço
Modelos genéricos de fluxo de caixa tratam toda entrada como avulsa. Em empresas de serviço, a maior parte da receita vem de contratos mensais, e o que muda o caixa é o início, o fim e o atraso desses contratos. Por isso a planilha trata contratos como uma fonte própria de entradas.
Assim você enxerga com antecedência o efeito de ganhar ou perder um cliente, em vez de descobrir no fim do mês.
O que acompanhar todo mês
Três números resumem a saúde do caixa: o saldo projetado ao fim do período, o menor saldo ao longo dos meses (é ele que mostra se você vai ficar sem dinheiro) e a inadimplência, que é a parcela das entradas vencidas e ainda não realizadas.
Se o menor saldo ficar negativo, há três saídas: antecipar recebimentos, adiar despesas ou captar recursos antes do aperto. A planilha ajuda a ver o problema cedo, quando ainda há opção.
Dados de exemplo
A planilha já vem preenchida com contratos e lançamentos de exemplo, marcados como EXEMPLO. Apague-os e coloque os seus. As células de fórmula calculam sozinhas, e o cálculo roda quando você abre o arquivo.
Quando migrar da planilha para um sistema
Planilha é ótima para começar. Quando a carteira cresce, aparecem os problemas de sempre: versões diferentes do arquivo, fórmulas quebradas, nenhuma integração com o banco e cobrança feita à mão. Nesse ponto, um sistema que emite as faturas, concilia o extrato e projeta o caixa economiza horas por semana.